Services
Chaque entreprise fonctionne différemment. ALYA Gestion offre un soutien flexible : vous choisissez les tâches à déléguer et nous adaptons le mandat à votre façon de travailler.
Gestion des courriels et communications
- Tri et organisation des courriels
- Réponses aux demandes courantes selon vos consignes
- Transmission d’informations
- Suivis et rappels clients
Appels téléphoniques
- Prise de certains appels entrants selon le mandat
- Prise de messages
- Rappels et suivis
- Redirection des demandes importantes
- Le volume d’appels et les plages de disponibilité sont convenus à l’avance.
Soumissions et relances
- Préparation ou mise en forme de soumissions à partir des informations fournies
- Envoi aux clients
- Relances des soumissions en attente
- Mise à jour du statut de chaque demande
- Rappels des prochaines actions
Rendez-vous et calendrier
- Prise de rendez-vous
- Confirmations et rappels
- Changements d’horaire
- Organisation du calendrier
- Coordination de disponibilités
Suivi des clients et prospects
- Enregistrement des nouvelles demandes
- Relances
- Suivi des prospects
- Notes de conversation
- Rappels et prochaines étapes
- Organisation du pipeline de ventes
CRM et organisation
- Création et mise à jour des fiches clients
- Statuts et catégories
- Notes de suivi
- Tâches et échéances
- Organisation des informations clients
- Mise en place d’une méthode simple lorsque l’entreprise n’utilise pas encore de CRM
Documents et soutien administratif
- Mise en page de documents
- Lettres et formulaires
- Tableaux de suivi
- Saisie de données
- Classement numérique
- Organisation de dossiers
- Préparation de documents internes selon les informations fournies
Facturation et comptes à recevoir : soutien administratif
- Création de factures à partir des informations fournies
- Envoi des factures
- Mise à jour des fiches clients
- Rappels administratifs de paiement
- Classement de pièces justificatives
- Suivi des factures envoyées
Fournisseurs et commandes
- Demandes d’information
- Suivi de commandes
- Confirmations de livraison
- Communications administratives avec les fournisseurs
- Classement des confirmations et documents
Google Business Profile
- Mise à jour des heures, coordonnées et services
- Ajout de photos fournies par l’entreprise
- Réponses aux avis
- Vérification des informations de la fiche
- Maintien d’une présence locale professionnelle
Outils et plateformes
ALYA Gestion peut s’intégrer aux outils déjà utilisés dans votre entreprise, notamment :
- QuickBooks : soutien administratif lié aux factures, fiches clients, pièces justificatives et suivis.
- Google Workspace : Gmail, Drive, Docs, Sheets et Calendar.
- Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel et Teams.
- CRM : mise à jour des prospects, clients, relances et étapes de suivi.
- Calendriers et outils de prise de rendez-vous.
- Outils de gestion de projets et de tâches selon les besoins du client.
Questions fréquentes
Est-ce que je dois signer un gros contrat?
Les modalités sont définies selon le mandat proposé. L’objectif est de choisir une formule adaptée aux besoins réels de votre entreprise.
Est-ce que vous pouvez travailler dans nos outils actuels?
Oui. Lorsque possible, ALYA Gestion s’intègre aux outils déjà utilisés par votre entreprise afin d’éviter de compliquer vos opérations.
Pouvez-vous répondre au téléphone pour mon entreprise?
Oui, certains appels, messages et rappels peuvent être pris en charge. Le volume et les plages de disponibilité sont convenus dans le mandat.
Faites-vous de la comptabilité?
Non. ALYA Gestion peut offrir du soutien administratif dans des outils comme QuickBooks, mais ne remplace pas un comptable ou un technicien comptable pour les services professionnels de comptabilité.
Pouvez-vous gérer mes réseaux sociaux?
Oui. Facebook et Instagram peuvent être pris en charge sur demande, selon les besoins et disponibilités. C’est un service complémentaire.
Vous ne voyez pas votre tâche dans la liste?
Parlez-nous de votre besoin. Les services d’ALYA Gestion peuvent être adaptés au fonctionnement de votre entreprise, dans la mesure où la tâche correspond à notre champ de services.
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